保険の満期・更新案内の文例をAIで作る：お客様の名前を入れないひな形の作り方

ひとことで言うと

更新案内の文章は、AIに「ひな形」だけを作ってもらいます。お客様の名前や満期日は、AIを使わずに、文書ソフトの差し込み機能で表計算ソフトの一覧から入れます。こうすると、AIにお客様の情報を渡さずに済みます。

この記事の要点

保険会社の定型の更新案内に加えて、ごあいさつや見直し相談のひと言を自社で作っている代理店もあります。その文面づくりをAIで軽くする方法をまとめます。

AIには「ひな形」だけを作らせる

AIに頼むのは、お客様の名前や満期日の部分を【お名前】【満期日】のような空欄にした案内文です。たとえば次のように頼みます。

AIへの頼み方の例

自動車保険の更新のごあいさつを、ていねいで読みやすい文章で書いてください。お名前・満期日・担当者名は【】で空欄にしてください。補償の見直しを相談できることも入れてください。

ひな形は、あいさつ・連絡のお願い・見直し相談の案内にとどめます。保険料や補償の変更は契約ごとに違うので、保険会社が用意する更新案内（保険会社のシステムで作る案内を含む）で伝えます。

【】の部分を差し込み用の欄に置き換え、お客様の一覧から差し込みます。ただし、お客様の一覧そのものは個人データです。保管する場所、見られる人、保険会社のルールで認められた使い方かを確認し、最初の数件は試しに印刷し、メールで送る場合は宛先と差し込みの内容を2人で確認します。

保険に関するお客様向けの文書は、保険料や補償に触れなくても、使う前に募集人が確認し、取引のある保険会社の募集文書のルール（審査が要るか）を確認します。ひな形を直したときも、その都度確認します。

時期は一例です。保険種目や代理店のやり方に合わせて決めてください。更新の手続きのときは、すべてのお客様にご意向の把握と確認（保険業法294条の2）を募集人が行い、記録します。案内のほかにどこをAIに任せるかは、業務の棚卸しから決めます。

AIは文章の「型」づくりに使い、お客様の情報は差し込みで入れる。案内文づくりの手間を減らしつつ、AIにお客様の情報を渡さずに済みます。社内でAIを使うときのルールは生成AI利用ルールの作り方にまとめています。

出典・参考

※本記事は一般的な情報提供を目的としたもので、個別の法的助言ではありません。法令の適用や解釈は、事業の状況により異なります。判断にあたっては、引受保険会社や弁護士などの専門家にご確認ください。